1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

David Procek
Bavariaring 8
80336 München
Deutschland

E-Mail: hello@littledraft.com
Website: https://littledraft.com

2. Allgemeine Informationen

LittleDraft ist eine KI-gestützte macOS-Anwendung zur Unterstützung bei der Erstellung, Vorbereitung und Bearbeitung von E-Mails.

Im Rahmen der Nutzung können personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere Benutzerkontodaten, E-Mail-Inhalte, Schreibstilpräferenzen, technische Nutzungsinformationen und vom Nutzer bereitgestellte Kontextdaten.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis oder einer wirksamen Einwilligung.

Soweit wir personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag gewerblicher Kunden verarbeiten, gelten ergänzend die mit diesen Kunden vereinbarten Regelungen zur Auftragsverarbeitung.

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt je nach Zweck auf folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen, insbesondere IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention und technische Fehleranalyse

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO betroffen sind, muss zusätzlich eine entsprechende Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegen.

4. Nutzung der Website

Beim Aufruf unserer Website können technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet werden.

Hierzu zählen insbesondere:

  • IP-Adresse
  • Zeitpunkt des Zugriffs
  • aufgerufene Seiten
  • Browser- und Betriebssysteminformationen
  • technische Fehler- und Sicherheitsinformationen

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit unserer Website.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Hosting: Die Website wird über OpenAI Sites bereitgestellt; Cloudflare stellt technische Infrastruktur bereit. Die konkreten vertraglichen Anbieterorganisationen sind noch zu bestätigen.
Hosting-Standort: [Ergänzen]
Speicherdauer der Serverprotokolle: [Ergänzen]

5. Benutzerkonto und Authentifizierung

Bei der Registrierung und Nutzung von LittleDraft können folgende Daten verarbeitet werden:

  • E-Mail-Adresse
  • Benutzerkennung
  • erforderliche Anmelde- und Authentifizierungsdaten
  • Benutzer- und Anwendungseinstellungen
  • Abonnementstatus
  • Tarif und Nutzungskontingente
  • erforderliche technische Sitzungsinformationen

Die Verarbeitung dient der Einrichtung und Verwaltung des Benutzerkontos sowie der Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Leistungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Authentifizierungsdienst der App: Auth0 by Okta. Die konkrete vertragliche Anbieterorganisation ist noch zu bestätigen.

6. Zugriff auf Apple Mail

LittleDraft kann nach Erteilung der erforderlichen Systemberechtigungen auf ausgewählte Informationen aus Apple Mail zugreifen.

Abhängig von der jeweiligen Funktion können hierzu gehören:

  • E-Mail-Betreffzeilen
  • Nachrichteninhalte
  • Absender- und Empfängerinformationen
  • frühere Nachrichten innerhalb einer Konversation
  • gesendete E-Mails zur Ermittlung persönlicher Schreibstilpräferenzen
  • weitere zur Bearbeitung erforderliche Informationen

Die Verarbeitung dient der Erstellung und Verbesserung individueller Antwortentwürfe.

Nicht jede Funktion erfordert die Verarbeitung sämtlicher genannter Daten.

Berechtigungen können über die vorgesehenen Einstellungen von macOS verwaltet werden.

Technische Konkretisierung: Die Schreibstilanalyse erfolgt lokal auf dem Mac. Für die Generierung werden die jeweilige E-Mail und erlaubte Kontextinformationen über den LittleDraft-Dienst an OpenAI übermittelt; dies gilt auch für aktivierte automatische Funktionen innerhalb der gewählten Einstellungen.

7. KI-gestützte Textgenerierung

LittleDraft verwendet künstliche Intelligenz zur Erstellung und Anpassung von E-Mail-Entwürfen.

Hierfür können die zur Generierung erforderlichen Informationen verarbeitet werden, insbesondere:

  • aktuelle E-Mail und relevanter Konversationskontext
  • Anweisungen des Nutzers
  • Sprache und gewünschte Tonalität
  • erforderliche Schreibstilpräferenzen
  • zusätzliche ausdrücklich bereitgestellte Kontextinformationen

Für die KI-gestützte Textgenerierung wird die OpenAI API eingesetzt.

Dienstleister: [Konkrete vertragliche OpenAI-Anbieterorganisation und gegebenenfalls weitere KI-Anbieter ergänzen.]

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der jeweils angeforderten Funktion, soweit diese Bestandteil des Vertrags ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Abhängig von der tatsächlichen technischen und vertraglichen Ausgestaltung können ergänzende Rechtsgrundlagen erforderlich sein.

Eine Nutzung übermittelter Inhalte für andere Zwecke erfolgt nur im rechtlich zulässigen und dem Nutzer mitgeteilten Umfang.

Ergänzen: tatsächliche Empfänger, Speicherung, API-Datenaufbewahrung, mögliche Drittlandübermittlungen und deren Garantien.

8. Personalisierung und Schreibstilanalyse

LittleDraft kann dem Nutzer ermöglichen, bereits versendete E-Mails zu analysieren.

Ziel ist die Ermittlung typischer Schreibmerkmale, beispielsweise:

  • bevorzugte Sprache
  • Tonalität und Höflichkeitsform
  • häufig verwendete Formulierungen
  • Aufbau und Länge von Nachrichten
  • persönliche Schreibstilpräferenzen

Diese Informationen dienen dazu, zukünftige Entwürfe an den Nutzer anzupassen.

Technische Speicherung: Schreibprofile werden verschlüsselt lokal auf dem Mac gespeichert; die Schlüssel werden über macOS Keychain geschützt.

Verwendete Inhalte: Abgeleitete Stilmerkmale können bei der Generierung mitgesendet werden. Für historische Schreibbeispiele gibt es gesonderte Speicher- und Freigabeeinstellungen.

Speicherdauer der Stilprofile: Gelernte Profile bleiben lokal gespeichert, bis sie in der App entfernt werden. Allgemeine Aufbewahrungsfristen für andere Datenarten sind in Abschnitt 16 noch zu konkretisieren.

Löschung und Deaktivierung: Profile lassen sich prüfen, erneut lernen, entfernen oder für den Stilabgleich deaktivieren. Gelernte Profile bleiben bis zu ihrer Entfernung gespeichert.

9. Automatische Vorbereitung von Antwortentwürfen

Bei Aktivierung der entsprechenden Funktion kann LittleDraft E-Mail-Inhalte bereits vor einer manuellen Generierungsanfrage verarbeiten, um Antwortvorschläge vorzubereiten.

Die Funktion kann abhängig von den Einstellungen des Nutzers nur bestimmte Nachrichten oder Nachrichtentypen berücksichtigen.

Auto-write kann beim Öffnen einer Antwort Formulierungen vorbereiten. Optionale Pro Pre-Drafts prüfen ausgewählte Posteingänge in einem einstellbaren Intervall, während LittleDraft läuft, und bereiten Vorschläge für geeignete neue ungelesene Nachrichten vor.

Nutzer wählen bis zu fünf Konten, Tageslimits und Betriebszeiten; Filter sowie Absender- und Domain-Ausschlüsse begrenzen die Auswahl. Geeignete E-Mail-Inhalte und erlaubter Kontext können hierbei über LittleDraft an OpenAI übermittelt werden.

Vorbereitete Vorschläge werden verschlüsselt lokal für bis zu 24 Stunden gespeichert. Die Funktion kann deaktiviert werden; LittleDraft versendet keine E-Mails automatisch.

10. Optionale Bildschirmaufnahme und Kontextanalyse

LittleDraft kann eine Funktion zur Bereitstellung zusätzlicher Informationen aus dem aktuell angezeigten Bildschirminhalt anbieten.

Nutzer können damit beispielsweise Informationen aus einer anderen Anwendung als Kontext für einen E-Mail-Entwurf bereitstellen.

Solche Inhalte können personenbezogene Daten, vertrauliche Unternehmensdaten oder Informationen Dritter enthalten.

Vor Verwendung der Funktion sollte der Nutzer prüfen, ob er zur entsprechenden Verarbeitung und Übermittlung berechtigt ist.

Die Verarbeitung erfolgt nur für die Zwecke der jeweils vorgesehenen Funktion.

Technischer Ablauf: Capture Context erstellt bei ausdrücklichem Aufruf eine Momentaufnahme des gesamten Displays unter dem Zeiger. Die Texterkennung erfolgt lokal; Screenshot-Bilder werden nicht gespeichert oder hochgeladen. Erkannter Text wird verschlüsselt in der Library gespeichert und kann als erlaubter Kontext an OpenAI übermittelt werden. Für Library-Einträge lässt sich eine Aufbewahrung von 7, 30 oder 90 Tagen oder bis zur manuellen Löschung wählen.

11. Abonnement und Zahlungsabwicklung

Bei Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • Name und Rechnungsinformationen
  • E-Mail-Adresse
  • Tarif
  • Zahlungsstatus
  • Transaktions- und Abonnementkennungen
  • für Rechnungsstellung und Buchhaltung erforderliche Angaben

Zweck ist die Vertragsabwicklung, Zahlungsverwaltung und Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

Zahlungsabwicklung: Kostenpflichtige Personal- und Pro-Abonnements werden über Paddle abgewickelt. Die konkrete vertragliche Anbieterorganisation, ihre datenschutzrechtliche Rolle und die zugehörigen Vereinbarungen sind noch zu bestätigen.

Zahlungskartendaten werden nur entsprechend der tatsächlichen technischen Integration verarbeitet.

12. Cookies, lokale Speichertechnologien und Analyse

Die Website und die App können technisch notwendige Speichertechnologien einsetzen, insbesondere für Anmeldung, Sicherheit und Einstellungen.

Für nicht unbedingt erforderliche Zugriffe auf Endgeräteinformationen wird, soweit gesetzlich vorgeschrieben, vorher eine Einwilligung eingeholt.

Die Anforderungen des § 25 TDDDG sowie der DSGVO werden berücksichtigt.

Analytics- und Tracking-Dienste: LittleDraft verwendet optionale Website-Analyse durch LittleDraft und Google Analytics nur nach Ihrer Auswahl. Weitere Informationen und Ihre Einstellungsmöglichkeiten finden Sie unter Cookie & Tracking Information.

Speichertechnologien und Speicherdauern: Einzelheiten finden Sie unter Cookie & Tracking Information.

13. Support und Kontaktaufnahme

Wenn Nutzer per E-Mail oder über eine Supportfunktion Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die übermittelten Kontaktdaten und Nachrichteninhalte zur Bearbeitung der Anfrage.

Rechtsgrundlage ist je nach Anlass Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt nur, soweit rechtlich zulässig oder erforderlich.

Support-System und Aufbewahrungsdauer: [Ergänzen]

14. Empfänger und Dienstleister

Abhängig von der tatsächlich eingesetzten Infrastruktur können personenbezogene Daten an Dienstleister folgender Kategorien übermittelt werden:

  • Hosting und Infrastruktur
  • Authentifizierung und Kontoverwaltung
  • KI-Verarbeitung
  • Zahlungsabwicklung
  • technische Kommunikation und Support
  • Fehlerüberwachung

Soweit diese als Auftragsverarbeiter tätig sind, werden die erforderlichen Vereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Informationen zu Dienstleistern: Siehe Subprocessors & Infrastructure. Vertragspartner, Rollen und Verarbeitungsorte sind noch zu bestätigen.

15. Übermittlung in Drittländer

Falls personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt dies unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen.

Hierzu können Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln oder andere gesetzlich vorgesehene Transfermechanismen gehören.

Drittstaaten und konkret eingesetzte Schutzmechanismen: [Ergänzen]

16. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange verarbeitet und gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Nach Ablauf der entsprechenden Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine andere rechtliche Grundlage für eine weitere Verarbeitung besteht.

Konkrete Fristen für Kontodaten, Nachrichteninhalte, KI-Anfragen, Stilprofile, vorbereitete Entwürfe, Screenshots, Protokolle und Backups: [Ergänzen]

17. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO.

Diese umfassen entsprechend der tatsächlichen technischen Infrastruktur insbesondere sichere Übertragungsverfahren, Zugriffskontrollen, Berechtigungsverwaltung und Maßnahmen zur Vermeidung unberechtigter Zugriffe.

18. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

  • Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
  • Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
  • Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
  • Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
  • Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
  • Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
  • Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Anfragen können an hello@littledraft.com gerichtet werden.

Informationen zur Kontolöschung.

19. Beschwerderecht

Betroffene Personen können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Für nichtöffentliche Stellen mit Sitz in Bayern ist grundsätzlich das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht zuständig.

20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, wenn technische, rechtliche oder organisatorische Änderungen dies erfordern.

Die jeweils geltende Fassung ist über littledraft.com abrufbar.

Enterprise-Anfragen über das Website-Formular

Bei einer Enterprise-Anfrage werden Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, ungefähre Teamgröße und die freiwillige Nachricht über Resend an hello@littledraft.com übermittelt, damit wir Ihre Anfrage beantworten können. Bitte übermitteln Sie keine vertraulichen Dokumente oder E-Mail-Inhalte. Die Website-Datenbank speichert zur Missbrauchsvermeidung und Erkennung doppelter Übermittlungen nur schlüsselbasierte Prüfsummen und Zustellnachweise. Bei nachfolgenden Anfragen werden Datensätze gelöscht, sobald sie älter als 30 Tage sind. Die Anfrage selbst verbleibt im Empfängerpostfach zur Bearbeitung. Weitere Informationen finden Sie in der Dienstleisterübersicht.